Anleitung für den Webinarzugang

Voraussetzungen

Um an einem Webinar teilzunehmen, sind einige Voraussetzungen zu prüfen. Was sind also die wichtigsten Punkte, die Sie mitbringen müssen?

  • Eine stabile Internetverbindung (am besten über eine LAN-Verbindung)
  • Ein Headset oder Kopfhörer – Lautsprecher gehen auch, können aber in Verbindung mit einem einzelnen Mikrofon zu Rückkopplungen führen
  • Einen HTML-5-fähigen Browser – In der Regel haben wir sehr gute Erfahrungen mit den neusten Versionen folgender Browser gemacht: Google Chrome, Mozilla Firefox; Der Internet Explorer wird nicht unterstützt! 
  • Eine Videokamera benötigen Sie nicht!

Teilnahme an einem Webinar

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie über den Link in der Seminarübersicht auf die Webinar-Plattform zugreifen. Wenn Sie auf den Link geklickt haben, erscheint folgendes Fenster:

Kontrollieren Sie an diesem Punkt, ob das richtige Seminar angezeigt wird. Der Titel wird oben eingeblendet.

In dem Feld mit der roten Umrandung geben Sie bitte Ihren Namen (am besten nur den Nachnamen) ein und klicken anschließend auf den Button „Teilnehmen“.

Wenn diese Meldung erscheint,

hat der/die Referent*in das Webinar noch nicht gestartet oder das von Ihnen ausgesuchte Webinar findet erst in der Zukunft statt. Für den letzteren Fall überprüfen Sie bitte erneut, ob Sie das richtige Webinar aus der Veranstaltungstabelle gewählt haben.

Wenn das Seminar von der/vom Referent*in gestartet wurde, erscheint diese Meldung: 

Hier können Sie auswählen, ob Sie nur zuhören möchten, oder auch aktiv nach der Präsentation über ein Headset Nachfragen stellen wollen. Sollten Sie kein Headset haben, besteht die Möglichkeit, in einem Chat in schriftlicher Form Fragen an die/den Referent*in zu stellen.

Bitte beachten Sie, dass beim Start des Webinars jede*r Teilnehmer*in stumm geschaltet ist. Bitte behalten Sie dies bei. Der/die Referent*in wird eingangs erklären, wann und wie Fragen gestellt werden können. Wenn Sie auf den Button „Mit Mikrofon“ klicken, muss abschließend das Aufnahmegerät (Ihr Mikrofon und Ihr Kopfhörer) eingerichtet werden. Ihr Browser wird Sie darauf hinweisen, dass Sie den Zugriff aktiv erlauben müssen. Hierzu bestätigen Sie nachfolgende Abfrage mit dem Button „Zulassen“.

Wenn dies geschehen ist, wird unsere Plattform prüfen, ob Ihre Audiogeräte einwandfrei funktionieren. Hierzu wird ein Echotest durchgeführt. Dies wird mit folgender Meldung angekündigt:

Wenn dieses Fenster erscheint, sprechen Sie bitte in Ihr Mikrofon:

Sobald Sie in Ihrem Kopfhörer ein Echo vernehmen, war der Test erfolgreich und Sie können die Frage mit „Ja“ bestätigen. Hierzu klicken Sie auf den grünen Daumen nach oben.

Sollten Sie kein Echo vernommen haben, sind Ihre Audiogeräte nicht korrekt eingerichtet. Klicken Sie in diesem Fall auf den roten Daumen nach unten. Es öffnet sich ein Fenster, welches Ihnen die Möglichkeit gibt, sowohl das korrekte Mikrofon als auch den Lautsprecherausgang manuell einzustellen. Nehmen Sie hier bitte die korrekten Einstellungen vor und klicken anschließend auf „Erneut versuchen“. Es öffnet sich erneut der Echotest. Sollte diesmal der Test erfolgreich sein, klicken Sie auf den grünen Daumen nach oben.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Niels-Stensen-Kliniken keinen Support für private Endgeräte vornehmen können und Sie nicht aktiv bei der Installation und Konfiguration Ihrer Audiogeräte unterstützen können.

Wenn alle Einstellungen korrekt sind und Sie dies bestätigt haben, befinden Sie sich in dem Webinar.

Auf der linken Seite sehen Sie ausschließlich sich selber und den/die Referent*innen. Andere Teilnehmende werden hier nicht angezeigt.

Teilnahme über Mikrofon

Sollten Sie während der Präsentation wichtige Fragen zum Inhalt haben, haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf Ihren Namen ein Kontextmenü zu öffnen. Fahren Sie mit der Maus auf den Menüpunkt „Status setzen“ und klicken Sie einmal.

Anschließend klicken Sie auf den Punkt „Hand heben“. Dies signalisiert dem/der Referierenden, dass Sie eine Frage haben.

Ihr Status neben Ihrem Namen verändert sich und es wird eine Hand angezeigt.

Sobald der/die Referierende dies wahrgenommen hat und die Möglichkeit einer Frage besteht, können Sie Ihr Mikrofon einschalten. Dies erklären wir weiter unten. Wenn Sie kein Mikrofon verwenden, können Sie Ihre Frage auch in den Chat schreiben.

Sollte Ihre Frage beantwortet sein, wird der/die Referierende Ihren Status zurücksetzten.

Teilnahme über eine Chatnachricht

Rechts neben der Liste der Teilnehmenden befindet sich der Chat, welcher genutzt werden kann, um mit den Referent*innen zu kommunizieren. Sie können in das untere Feld Ihre Nachricht eingeben und auf den blauen Pfeil nach rechts klicken. Anschließend erscheint Ihre Nachricht. Bitte beachten Sie, dass alle Teilnehmenden die Nachricht lesen können.

Mikrofon und Kamera

Handhabung Mikrofon der Teilnehmenden

Im Hauptfenster haben Sie drei Buttons. Für Sie ist nur ein Button wichtig, welcher erscheint, wenn Sie mit einem Mikrofon an dem Seminar teilnehmen.

Das durchgestrichene Mikrofon besagt, dass Sie stumm geschaltet sind und Sie in diesem Fall niemand hören kann. Wenn Sie mit der linken Maustaste darauf klicken, aktivieren Sie Ihr Mikrofon. Hierdurch werden Sie für alle hörbar. Bitte verwenden Sie diese Möglichkeit nur, wenn der/die Referent*in dem zustimmt.

Kamera

Das Kamerasymbol ganz rechts ist durchgestrichen und grau hinterlegt. So können teilnehmende Gäste kein Video übertragen. Diese Option kann auch nicht aktiviert werden.

Bitte beachten Sie, dass die dauerhafte Störung eines Webinars dazu führen kann, dass Sie aus dem Webinar entfernt werden. Ein sogenanntes „Konferenz-Bombing“ in Form von dauerhaften Störungen (Chat oder Audio) wird nicht toleriert!

Verlassen des Webinars

Wenn Sie das Webinar verlassen möchten, können Sie oben rechts im Fenster auf die drei Punkte klicken.

Hier klicken Sie nun auf den Punkt „Ausloggen“.

Abschließend wird Ihnen bestätigt, dass Sie sich erfolgreich ausgeloggt haben. Klicken Sie auf den Button „OK“ und Sie werden zu unserer Startseite weitergeleitet.

Wir wünschen Ihnen nun viel Spaß, eine interessante Zeit und aufschlussreiche Einblicke mit den Webinaren der Niels-Stensen-Kliniken!

Datenschutzhinweise

Welche Daten werden bei der Teilnahme an dieser ONLINE-Veranstaltung (Webinar) erhoben und wie lange werden diese gespeichert?
Bei der Teilnahme an einem Webinar ohne eigenes Nutzerkonto werden neben Bild- und Tondaten zusätzliche Daten zum Webinar verarbeitet: Name des Raumes, IP-Adresse der teilnehmenden Person und Informationen zum genutzten Endgerät, Datum und Uhrzeit. Je nach Nutzung der Funktionen in einem Webinar fallen hierbei möglicherweise an: Inhalte von Chats, gesetzter Status, Beiträge zum geteilten Whiteboard, Eingaben bei Umfragen, durch Upload geteilte Dateien und Inhalte von Bildschirmfreigaben. Eine Aufzeichnung des Webinars ist deaktiviert und kann nicht genutzt werden. Sowohl die Protokolldaten der Applikationen, als auch die Protokolldaten der eingesetzten Webserver werden automatisch nach acht Tagen gelöscht.

Zu welchem Zweck werden meine Daten verarbeitet?
Die erhobenen Daten dienen ausschließlich der Nutzung und Fehleranalyse der betriebenen Webinar-Plattform.

Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten?
Alle Teilnehmenden eines Webinars haben Zugriff im Sinne von Sehen, Hören und Lesen auf Inhalte des Webinars, Chats, geteilte Dateien und Beiträge auf Whiteboards. Zugriff auf die oben beschriebenen gespeicherten Daten hat ausschließlich das administrative Personal der IT-Abteilung der Niels-Stensen-Kliniken. Ein Zugriff durch den Hoster der Server geschieht nicht.

An wen werden meine Daten übermittelt?
Da die Webinar-Plattform direkt durch die Niels-Stensen-Kliniken betrieben wird, werden die erhobenen Daten nicht an Dritte übermittelt.

Sind meine Daten sicher?
Das hier verwendete System (BigBlueButton) ist eine Open-Source-Software. Das heißt, dass der Quellcode der Software frei im Internet verfügbar ist. Dadurch kann ihn jede*r einsehen und kontrollieren. Die Plattform bietet zudem die Möglichkeit, die Daten auf dem Transportweg zu verschlüsseln. Selbstverständlich haben wir dafür gesorgt, dass dies technisch erzwungen wird. Wir haben bei der Auswahl eines geeigneten Hosters darauf geachtet, dass die Server sich nicht nur in einem zertifizierten Rechenzentrum befinden, sondern auch ausschließlich in Deutschland betrieben werden.

Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung meiner Daten?
Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten sind die Niels-Stensen-Kliniken.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zum Datenschutz habe?
Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an den Datenschutzbeauftragten der Niels-Stensen-Kliniken, Herrn Bert Fleddermann (E-Mail: datenschutz@niels-stensen-kliniken.de).

Hier können Sie die Anleitung als pdf-Datei herunterladen und ausdrucken.

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